Como fazer sua emissão de Nota Fiscal Eletrônica? Conheça 10 motivos para não deixar de emitir

Para que você tenha clareza sobre como fazer sua emissão de nota fiscal eletrônica, neste artigo abordaremos alguns conceitos iniciais sobre notas fiscais que você, empreendedor, deverá estar ciente. 

Sabemos que as notas fiscais devem ser emitidas sempre que ocorrer transações comerciais, sendo de circulação de mercadorias ou de prestação de serviços. 

Portanto, todas as empresas estão obrigadas à emissão de documentos fiscais, sempre que ocorrer transações comerciais, com exceção ao Microempreendedor Individual – MEI. Para o MEI, a obrigação se dá apenas quando a prestação de serviço ou venda de mercadoria for em contraparte para outra Pessoa Jurídica.  

10 MOTIVOS PARA FAZER EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS 

Listamos aqui 10 motivos para emitir nota fiscal corretamente: 

1. A não emissão poderá configurar crime de sonegação; 

De acordo com a Lei nº 8.137/1990 o crime de sonegação fiscal trata-se do ato de deixar de declarar ou esconder das autoridades fiscais, bens e valores com o objetivo de não pagar ou pagar menos impostos.   
Pode resultar em: Pena reclusão de 2 (dois) a 5 (cinco) anos, e multa. 

2. Comprova a relação de transações comerciais; 

3. Permite transparência perante o fisco que receberá informações da sua empresa por meio de obrigações acessórias enviadas pelo seu contador; 

4. Facilita a correta elaboração das Demonstrações Contábeis; 

5. Permite a apuração correta dos tributos evitando erros; 

6. Passa credibilidade e garante os direitos do seu cliente; 

7. Comprova a legalidade das suas operações; 

8. Pode trazer benefícios fiscais em casos específicos; 

9. Em caso de fiscalização será de suma importância para fins de comprovação perante o fisco; 

10. Ajuda na gestão financeira da sua empresa; 

A seguir, abordaremos algumas dicas iniciais e pontos importantes para emitir nota fiscal eletrônica, lembrando sempre que se trata de um assunto amplo e que requer muito estudo. 

ASPECTOS INICIAIS PARA A EMITIR NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-e) DAS EMPRESAS EM GERAL

1° Passo 

Credenciamento: Para a emissão de nota fiscal eletrônica de venda de produto/mercadoria a sua empresa deverá estar credenciada no seu estado de domicílio. Alguns estados fazem o credenciamento automático de acordo com a atividade indicada no CNPJ da sua empresa. A forma de credenciamento pode variar de estado para estado e caso não seja feita de forma automática, a secretaria da fazenda disponibilizará a informação e/ou solicitação de credenciamento de forma online em portal próprio. 

Algumas empresas possuem múltiplas atividades, como por exemplo: comércio e serviços, nesse caso, para fazer sua emissão de nota fiscal eletrônica, ela deverá se credenciar no estado e na prefeitura para conseguir emitir documento fiscal em ambas as atividades.  

Para emissão de notas fiscais de serviços sua empresa deverá se credenciar no município de domicílio pelo portal próprio da prefeitura, podendo variar o formato de credenciamento de município para município. 

2° Passo 

Emissor: Para a emissão de notas fiscais de venda de produto/mercadoria sua empresa deverá contratar um programa para fazer emissão de nota fiscal eletrônica, que utilizará o certificado digital pessoa jurídica para a transmissão das notas. O SEBRAE disponibiliza um emissor de notas gratuito que poderá atender as necessidades iniciais da sua empresa (Link: Emissor de NF-e - Sebrae). Existem outros emissores no mercado que são mais completos em termos sistêmicos. 

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Já para emissão de notas fiscais de serviços prestados poderá ser feita através do emissor que será disponibilizado pela sua prefeitura ou por meio da contratação de um emissor próprio.  

Para os Microempreendedores Individuais (MEI) indicamos PASSO A PASSO para a emissão das notas fiscais de serviços que deverá ser realizada através o Portal da Nota fiscal de Serviços Eletrônica. 

Depois que a Contasy se tornou a melhor contabilidade online do país, focada em negócios digitais, você pode fazer sua emissão de nota fiscal eletrônica, de uma forma mais rápida e simples com toda nossa expertise em tecnologia e rotina contábil já reconhecida no Brasil todo, com o novo emissor de notas, o NOTASY.

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3° Passo 

Preenchimento: O preenchimento correto das notas fiscais em geral deve ser feito com atenção e responsabilidade pois há campos bem importantes a serem observados. A emissão incorreta pode incorrer em penalidades e em alguns casos prejuízos financeiros.  

Abaixo destacamos os principais códigos e situações tributárias a serem utilizados em conformidade com a operação que estiver realizando, sendo venda de mercadoria/produto ou prestação de serviços: 

Primeiro ponto a ser observado será o CST - Código da Situação Tributária do ICMS que é formado por duas tabelas. As duas tabelas abaixo mencionadas deverão ser utilizadas para empresas do Regime Normal e Lucro Real.  

Para as empresas optantes pelo regime do Simples Nacional a tabela a ser utilizada será a de CSON - Código de Situação da Operação no Simples Nacional que veremos mais adiante. 

 A primeira tabela é referente a origem da mercadoria que irá definir a alíquota interestadual da operação: 

Tabela A - Origem da Mercadoria ou Serviço 

0 - Nacional, exceto as indicadas nos códigos 3 a 5 e 8; 

1 - Estrangeira - Importação direta, exceto a indicada no código 6; 

2 - Estrangeira - Adquirida no mercado interno, exceto a indicada no código 7; 

3 - Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação superior a 40% (quarenta por cento) e inferior ou igual a 70% (setenta por cento); 

4 - Nacional, cuja produção tenha sido feita em conformidade com os processos produtivos básicos de que tratam o Decreto-Lei n° 288/67, e as Leis n°s 8.248/91, 8.387/91, 10.176/01 e 11.484/07; 

5 - Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de Importação inferior ou igual a 40% (quarenta por cento); 

6 - Estrangeira - Importação direta, sem similar nacional, constante em lista de Resolução CAMEX;
 

7 - Estrangeira - Adquirida no mercado interno, sem similar nacional, constante em lista de Resolução CAMEX; 

8 – Nacional, mercadoria ou bem com Conteúdo de importação superior a 70 

A segunda tabela será relacionada à tributação pelo ICMS: 

Tabela B - Tributação pelo ICMS 

00 - Tributada integralmente 

02 - Tributação monofásica própria sobre combustíveis 

10 - Tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária

15 - Tributação monofásica própria e com responsabilidade pela retenção sobre combustíveis 

20 - Com redução de base de cálculo 

30 - Isenta ou não tributada e com cobrança do ICMS por substituição tributária 

40 - Isenta 

41 - Não tributada 

50 - Suspensão 

51 – Diferimento 

53 - Tributação monofásica sobre combustíveis com recolhimento diferido 

60 - ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária 

61 - Tributação monofásica sobre combustíveis cobrada anteriormente 

70 - Com redução de base de cálculo e cobrança do ICMS por substituição tributária 

90 Outras. 

Novos códigos foram criados e serão incluídos na tabela pelo Ajuste Sinief 39/2023 que começará a vigorar a partir de 01/10/2024.  

São eles: 

12 - Tributada com ICMS devido por substituição tributária relativo às operações e prestações antecedentes 

13 - Tributada com ICMS devido por substituição tributária relativo às operações e prestações concomitantes 

52 - Diferimento com ICMS devido por substituição tributária relativo às operações e prestações subsequentes 

72 - Tributada com redução de base de cálculo e com ICMS devido por substituição tributária relativo às operações e prestações antecedentes 

74 - Tributada com redução de base de cálculo e com ICMS devido por substituição tributária relativo às operações e prestações concomitantes 

  Para as empresas do Simples Nacional a tabela de tributação do ICMS a ser utilizada será:  

Tabela B - Código de Situação da Operação no Simples Nacional – CSOSN  

101 - Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito  

102 - Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito  

103 - Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta  

201 - Tributada pelo Simples Nacional com permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária  

202 - Tributada pelo Simples Nacional sem permissão de crédito e com cobrança do ICMS por substituição tributária  

203 - Isenção do ICMS no Simples Nacional para faixa de receita bruta e com cobrança do ICMS por substituição tributária  

300 - Imune  

400 - Não tributada pelo Simples Nacional  

500 - ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária (substituído) ou por antecipação  

900 - Outro 

Fonte – Tabelas: cvsn_70 — Conselho Nacional de Política Fazendária CONFAZ (fazenda.gov.br) 

O segundo ponto a ser observado será quanto à utilização do CST – Código de Situação Tributária do IPI. O CST do IPI será utilizado nas operações de venda de produtos industrializados. Há duas tabelas distintas sendo uma para operações de ENTRADA e a outra para operações de SAÍDA.  

Os CSTs para a entrada de produtos são: 

00 - Entrada com Recuperação de Crédito 

01 - Entrada Tributável com Alíquota Zero 

02 - Entrada Isenta 

03 - Entrada Não-Tributada 

04 - Entrada Imune 

05 - Entrada com Suspensão 

49 - Outras Entradas 

Os CSTs para a saída de produtos são: 

50 - Saída Tributada 

51 - Saída Tributável com Alíquota Zero 

52 - Saída Isenta 

53 - Saída Não-Tributada 

54 - Saída Imune 

55 - Saída com Suspensão 

99 - Outras Saídas 

Fonte: IN RFB nº 1009/2010 (fazenda.gov.br) 

As empresas optantes pelo Simples Nacional que são contribuintes deste imposto são impedidas ao crédito do IPI. Portanto quanto ao CST, será informado o 49 – Outras entradas para as entradas e o 99 – Outras Saídas para saídas ou deixar em branco os campos do IPI. 

Já as empresas que não são contribuintes do IPI, utilizarão os códigos 03 – Entrada não tributada e 53 - Saída Não - Tributada indiferentemente do Regime de Tributação. 

O terceiro ponto será quanto ao Código Fiscal de Operações e Prestações - CFOP, ele serve para identificar qual operação está sendo realizada naquela nota. 

Lembrando que esta classificação será realizada sempre sob a ótica da sua empresa, deve ser considerada a forma de como a nota será escriturada.  

O código CFOP é representado por 4 dígitos no formato X-XXX. O primeiro dígito X-XXX indica se a operação é interna, interestadual ou internacional representados pelos dígitos 1, 2 e 3 nas entradas e 5, 6 e 7 nas saídas. 

As principais operações e prestações realizadas e os respectivos códigos mais utilizados pelos contribuintes são: 

• Comercialização/Industrialização 

Entradas: 

1.101 | 2.101 | 3.101 | - Compra para industrialização 

1.102 | 2.102 | 3.102 | - Compra para comercialização 

Saídas:  

5.101 | 6.101 | 7.101 | - Venda de produção do estabelecimento. 

5.102 | 6.102 | 7.102 | - Venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros  

• Prestação de serviços de comunicação 

5.300 | 6.300 | 7.300 - Prestação de serviços de comunicação  

A lista completa dos códigos CFOPs que são aplicadas no âmbito nacional poderá ser consultada pelo link: CFOP_CVSN_1.6.22_31.03.24 — Conselho Nacional de Política Fazendária CONFAZ (fazenda.gov.br)  

O quarto ponto refere-se a tabela Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). A tabela NCM serve para classificar em um código numérico uma dada mercadoria. A classificação garante a tributação correta dos impostos como Imposto de Importação (II), Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS). Assim como garante a tributação correta poderá também identificar benefícios fiscais como isenções, reduções de alíquotas, regimes aduaneiros especiais entre outras situações. 

O preenchimento do NCM é obrigatório para todas as operações de venda de mercadoria/produto sendo imprescindível que seja feita a consulta do código na tabela de NCM e informado na emissão do documento fiscal.  

A Receita Federal disponibiliza a lista completa dos códigos NCM no link abaixo: 

Download NCM - Nomenclatura Comum do MERCOSUL — Receita Federal (www.gov.br)  

O quinto ponto e não menos importante será sobre as informações que deverão constar na emissão das notas fiscais para empresas optantes do regime do Simples Nacional, todas as notas fiscais devem possuir as seguintes frases: 

1. “DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL”; 

2. “NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI”. 

Quando recolher ICMS ou ISS fora do Simples Nacional: 

    a) “ESTABELECIMENTO IMPEDIDO DE RECOLHER O ICMS/ISS PELO SIMPLES NACIONAL,  NOS TERMOS DO § 1º DO ART. 20 DA LEI COMPLEMENTAR Nº 123, DE 2006”; 

    b) “NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI”. 

Fundamentação Legal:  Resolução CGSN n° 1 140/2018, Art 59. 

Na hipótese do Simples Nacional permitir crédito de ICMS deverá ser informado na nota fiscal a seguinte frase:  

“PERMITE O APROVEITAMENTO DE CRÉDITO DE ICMS NO VALOR DE R$ xx  CORRESPONDENTE À ALIQUOTA DE xx% NOS TERMOS DO ART. 23 DA LEI COMPLEMENTAR N° 123, DE 2006 “ 

Além de constar a informação do crédito no campo próprio da nota fiscal. 

Fundamentação Legal:  Resolução CGSN n° 1 140/2018, Art 60. 

Sobre os aspectos iniciais da emissão dos documentos fiscais a serem observados citamos de forma resumida para servir de base e orientação. A escrita fiscal possui muitas situações específicas e devem ser verificadas caso a caso. 

A legislação tributária do nosso país é sem dúvidas muito complexa e pode gerar confusão na hora de interpretar/classificar os fatos. 

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